Reforma del reglamento en propiedad horizontal: de la convocatoria al registro

I · Los Hechos

Margarita administra desde hace dos años un edificio de doce pisos en Manga, en Cartagena: 34 apartamentos y, en el primer piso, 6 locales con entrada propia sobre la avenida. El reglamento es de 1998 y casi nadie lo había leído, hasta que empezaron los reclamos.

Los locales pagan la misma cuota de administración que un apartamento de igual área, aunque no usan el ascensor ni la piscina. Los apartamentos se quejan de los perros sin correa en el ascensor y de las obras que arrancan un sábado a las siete de la mañana. El consejo de administración preparó una reforma con tres puntos: módulos de contribución para los locales, reglas para las mascotas y un horario de obras.

Margarita convocó a una asamblea extraordinaria, con la reforma en el orden del día. A la primera convocatoria llegó el 45 % de los coeficientes y no hubo quórum. Tres días hábiles después, a las 8:00 p. m., se reunió la asamblea de segunda convocatoria: asistió el 60 % de los coeficientes y la reforma salió con el voto del 72 % de los presentes. Margarita firmó el acta y en la factura siguiente los locales recibieron la cuota nueva.

Seis semanas después, Ramiro, dueño de dos locales, se negó a pagar la diferencia. Su abogado le escribió a la administración: "Esa reforma no fue aprobada. Y aunque lo hubiera sido, nadie la ha llevado a una notaría". El presidente del consejo respondió en el chat del edificio: "La asamblea es la máxima autoridad y votó el 72 %". Margarita quedó con dos preguntas: si puede seguir cobrando y qué debe hacer para que una reforma no se le vuelva a caer.

II · El Problema Jurídico

¿Cuándo Queda Aprobada una Reforma del Reglamento?

¿Qué requisitos debe cumplir una reforma del reglamento de propiedad horizontal para que sea válida y obligue a todos los propietarios? Y si se aprobó sin cumplirlos, ¿qué puede hacer quien no está de acuerdo?

La clave es esta: una reforma no se aprueba en una sola noche. Recorre una ruta que empieza en la convocatoria, pasa por la votación y el acta, y termina en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Si un tramo falla, la reforma queda expuesta.

La razón está en lo que es el reglamento. Un edificio entra al régimen de propiedad horizontal mediante una escritura pública registrada (artículo 4 de la Ley 675 de 2001), y esa escritura contiene el reglamento, con un contenido mínimo que fija el artículo 5 de la Ley 675 de 2001: los bienes privados y los comunes, la destinación de cada unidad, los coeficientes de copropiedad y los módulos de contribución.

El coeficiente es el porcentaje de cada unidad sobre los bienes comunes y también el peso de su voto, que equivale a ese porcentaje (artículo 37 de la Ley 675 de 2001). Los módulos de contribución, propios de los edificios de uso comercial o mixto (artículo 3 de la Ley 675 de 2001), reparten los gastos de lo que usa solo un sector del edificio entre las unidades de ese sector; los explicamos en el Expediente N° 007.

Antes, conviene despejar cinco creencias comunes.

III · Consideraciones

De la Convocatoria al Registro: la Ruta de una Reforma Válida

1. Quién la Propone y Quién la Aprueba

Cualquiera puede impulsar una reforma, pero solo la asamblea general puede aprobarla: así lo dispone el numeral 6 del artículo 38 de la Ley 675 de 2001. El consejo puede redactar el texto, como hizo el del edificio de Margarita, y la administradora puede presentarlo; ninguno de los dos puede darlo por aprobado (lo explicamos en el Expediente N° 008).

¿Y si la administración no quiere llevar el tema a la asamblea? El artículo 39 de la Ley 675 de 2001 permite que la asamblea extraordinaria la convoque también un grupo de propietarios que represente al menos la quinta parte de los coeficientes.

2. La Convocatoria: la Reforma Tiene que Estar en el Aviso

La asamblea ordinaria se reúne al menos una vez al año, y el administrador la convoca con no menos de quince días calendario de anticipación, según el artículo 39 de la Ley 675 de 2001. La convocatoria se envía a cada propietario, a la última dirección que haya registrado.

En la extraordinaria la regla es más estricta: el aviso debe incluir el orden del día, y en esa reunión no se puede decidir sobre temas que no estén en él, según el parágrafo 1 del artículo 39 de la Ley 675 de 2001. En el edificio de Margarita ese requisito se cumplió.

Para la ordinaria la ley no exige lo mismo, pero conviene hacerlo igual y anexar el texto completo: un propietario que llega a votar sin saber qué se cambia es un voto en contra o una impugnación en potencia. Además, según el artículo 41 de la Ley 675 de 2001, la convocatoria debe dejar constancia de la reunión de segunda convocatoria.

3. El 70 %: Cómo se Cuenta de Verdad

Aquí se cayó la reforma de Margarita. El numeral 5 del artículo 46 de la Ley 675 de 2001 exige para la reforma de los estatutos y del reglamento una mayoría calificada: el 70 % de los coeficientes de copropiedad que integran el edificio o conjunto. La palabra importante es "integran": el porcentaje se calcula sobre el edificio completo, no sobre los asistentes, y quien no llega no suma a favor.

Con el 60 % de los coeficientes en la sala, la reforma no podía salir ni siquiera por unanimidad. Por eso las reformas se ganan antes de la asamblea: con el texto circulado a tiempo y con los poderes de quienes no podrán asistir.

El parágrafo del artículo 46 de la Ley 675 de 2001 cierra dos atajos: estas decisiones no pueden tomarse en reuniones no presenciales, ni en reuniones de segunda convocatoria, salvo que en esa segunda reunión se obtenga el 70 %. La regla general de la segunda convocatoria, que decide con cualquier porcentaje de coeficientes (artículo 41 de la Ley 675 de 2001), no sirve para una reforma. Y una asamblea virtual es, en principio, una reunión no presencial: si el edificio piensa votar así, conviene revisarlo antes con un asesor.

El límite funciona también hacia arriba. Según el artículo 45 de la Ley 675 de 2001, ninguna decisión puede exigir una mayoría superior al 70 % de los coeficientes. La única excepción es la extinción de la propiedad horizontal, que, cuando la deciden los propietarios, exige unanimidad (artículo 9 de la Ley 675 de 2001). Si un reglamento pide para reformarse una mayoría más alta, como el 80 % o la unanimidad, esa exigencia se tiene por no escrita y basta el 70 %.

4. El Acta: Donde Queda la Prueba de Cada Voto

Una reforma vale lo que pueda probarse de ella, y la prueba principal es el acta. El artículo 47 de la Ley 675 de 2001 exige que indique, entre otras cosas, el nombre de los asistentes, su unidad privada, su coeficiente y los votos emitidos en cada caso; que la firmen el presidente y el secretario, y que el administrador la ponga a disposición de los propietarios dentro de los veinte días hábiles siguientes.

Ese detalle tiene una razón práctica: si hay pleito, el juez contará los coeficientes uno por uno. Un acta que solo dice "aprobada por mayoría" no permite verificar que se llegó al 70 %.

5. Escritura y Registro: la Reforma Todavía No Termina

Con el acta firmada, la tentación es dar el trámite por cerrado, como hizo Margarita. La ley no lo deja ahí: el numeral 9 del artículo 51 de la Ley 675 de 2001 le asigna al administrador la función de elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento aprobadas por la asamblea. Si el reglamento nació en una escritura registrada, su reforma sigue el mismo camino.

El registro sirve para dar publicidad a los instrumentos públicos que modifican o afectan derechos reales sobre inmuebles (artículo 2 de la Ley 1579 de 2012), y el artículo 4 de la Ley 1579 de 2012 somete a registro los actos contenidos en escritura pública que modifiquen o limiten el dominio u otros derechos reales. Quien compra un apartamento consulta el certificado de tradición; si la reforma se quedó en el acta, en el registro solo consta el reglamento original.

6. Los Límites de Toda Reforma, Aun con el 70 %

Tener la mayoría no autoriza cualquier cambio. El primer límite es la ley: según el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 675 de 2001, las disposiciones del reglamento que vulneren sus normas imperativas se entienden no escritas. Una cláusula que quite el derecho a impugnar, por ejemplo, no produciría efectos.

El segundo son los coeficientes. El artículo 28 de la Ley 675 de 2001 solo permite modificarlos en cuatro casos tasados, como un error en su cálculo o la llegada de bienes privados nuevos. Los módulos que quería el consejo de Margarita no tocan los coeficientes, así que este límite no les aplica.

El tercero son las normas urbanísticas: el numeral 8 del artículo 46 de la Ley 675 de 2001 solo admite el cambio de destinación genérica de las unidades si se ajusta a ellas. La asamblea no puede convertir apartamentos en oficinas si el plan de ordenamiento no lo permite. Y el cuarto son los bienes comunes: para desafectar uno no esencial, el artículo 20 de la Ley 675 de 2001 exige, además del 70 %, la autorización previa de la autoridad municipal o distrital.

7. El Reglamento de 1998 y la Ley de 2001

El reglamento del edificio de Margarita es anterior a la ley vigente, como el de muchos edificios de Cartagena. El artículo 86 de la Ley 675 de 2001 les dio a los edificios sometidos a la Ley 182 de 1948, a la Ley 16 de 1985 y a la Ley 428 de 1998 un año, prorrogable por seis meses, para ajustar sus reglamentos. Vencido ese plazo, las disposiciones de la Ley 675 se entienden incorporadas al reglamento, y las decisiones que se tomen en contrario son ineficaces.

Un reglamento viejo puede decir una cosa y valer otra. Una reforma es la oportunidad de ponerlo al día, para que los propietarios lean lo que de verdad los obliga.

8. Si la Reforma Ya se Votó Mal

El artículo 49 de la Ley 675 de 2001 permite que el administrador, el revisor fiscal y los propietarios impugnen las decisiones de la asamblea que no se ajusten a la ley o al reglamento. El plazo que traía, contado desde la comunicación o publicación del acta, fue derogado por el Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012) desde el 1 de enero de 2014.

Hoy rige el artículo 382 del Código General del Proceso: la demanda se presenta dentro de los dos meses siguientes a la fecha del acto —es decir, de la asamblea—, so pena de caducidad, y se dirige contra la copropiedad. Caducidad significa que, vencido el plazo, el juez ya no puede estudiar la demanda, aunque quien demanda tenga la razón. La demanda tiene requisitos propios —por ejemplo, revisar si antes debe intentarse la conciliación— que conviene preparar con un abogado.

Cómo lo Resolvió Margarita

Con la cuenta hecha, Margarita entendió que el problema no era Ramiro: la reforma nunca alcanzó la mayoría que exige la ley. Le respondió por escrito al abogado, suspendió el cobro de la diferencia y revisó con su asesor cómo ajustar lo ya cobrado.

Después rehízo el camino. El consejo envió el texto con un mes de anticipación y lo explicó en dos reuniones. Margarita llevó la reforma a la asamblea ordinaria como punto propio del orden del día, con el texto anexo y el aviso de que se necesitaba el 70 % del edificio. Los propietarios que no podían asistir enviaron poderes, se votó en reunión presencial de primera convocatoria y el acta dejó el coeficiente y el voto de cada propietario. Aprobada la reforma, la llevó a la notaría y al registro.

Ramiro, por su parte, sabía que si quería impugnar la primera votación tenía dos meses desde esa asamblea.

Cada situación tiene sus particularidades. Contar con la orientación de un equipo jurídico especializado como Bellium puede marcar la diferencia entre resolver el asunto de forma expedita y exponerse a errores procedimentales evitables. Agenda una asesoría.

Anexo