El Consejo de Administración y la Asamblea: Qué Puede Decidir Cada Uno

I · Los Hechos

En un conjunto residencial de Cartagena, el consejo de administración se reunió un martes por la noche y, ante una filtración grave en la cubierta, aprobó una cuota extraordinaria para toda la copropiedad. La obra se hizo, el problema se resolvió y nadie protestó… hasta que un propietario, meses después, demandó la decisión.

Su argumento no era técnico ni económico: era puramente jurídico. Sostenía que ese cobro no lo podía imponer el consejo, porque era una decisión reservada a la asamblea. Y tenía razón.

Casos como este ocurren con más frecuencia de la que parece, y casi siempre por lo mismo: se confunde lo que puede decidir el consejo de administración con lo que solo puede decidir la asamblea general. Entender esa frontera no es un detalle formal ni un mero capricho legal; es lo que separa una decisión firme de una decisión que cualquier copropietario puede tumbar ante un juez de la República, generando retrocesos, sobrecostos y un malestar generalizado en la comunidad.

En el afán de gestionar y solucionar los problemas cotidianos de la copropiedad, muchos consejos de administración asumen funciones que no les corresponden, creyendo que su nombramiento les otorga poderes plenipotenciarios. La realidad es que la ley colombiana es estricta al delimitar las competencias de cada órgano, y cruzar esa línea puede tener consecuencias graves tanto para la copropiedad como para los propios miembros del consejo, quienes podrían verse expuestos a responsabilidades patrimoniales por actuar por fuera del marco legal.

II · El Problema Jurídico

La frontera legal entre el consejo y la asamblea

La Ley 675 de 2001 (Régimen de Propiedad Horizontal) organiza la copropiedad como una persona jurídica con órganos que tienen funciones distintas y que no son intercambiables. No se trata de una relación de jefe y subalterno, sino de competencias especializadas: la asamblea general de propietarios es el órgano máximo de dirección y administración, que representa a todos los propietarios y toma las decisiones más importantes de la comunidad. El consejo de administración, en cambio, es un órgano de gestión, asesoría y control: existe para que el día a día funcione entre una asamblea y otra, pero en ningún caso para reemplazarla o arrogarse sus facultades.

El problema surge porque, en la práctica, el consejo suele ser el órgano que más se reúne, el más activo y el que está más cerca de los problemas diarios. Esa proximidad lleva a que, con la mejor intención de resolver las contingencias de manera ágil, termine tomando decisiones que la ley reservó celosamente a la asamblea. Cuando eso pasa, la decisión nace viciada por falta de competencia: por más razonable, económica o urgente que sea, es nula de pleno derecho y queda expuesta a una demanda de impugnación de actas.

Para agravar la situación, el Reglamento de Propiedad Horizontal (RPH) de cada edificio o conjunto a menudo establece funciones específicas para el consejo, lo que lleva a interpretaciones erróneas. Algunos consejeros asumen que si el RPH les da la función de "velar por el buen estado de las zonas comunes", eso los faculta automáticamente para imponer cuotas extras o contratar grandes obras sin pasar por la asamblea. Sin embargo, ninguna disposición del reglamento puede estar por encima de la Ley 675, que define un núcleo duro de decisiones que solo la asamblea puede tomar.

III · Consideraciones

Qué decide la asamblea y qué decide el consejo

Para no equivocarse, la brújula principal es el artículo 38 de la Ley 675 de 2001, que enumera las funciones indelegables de la asamblea general. Estas son competencias exclusivas y excluyentes:

• Aprobar el presupuesto anual y fijar las cuotas: Ya sean ordinarias o extraordinarias, solo la asamblea tiene la potestad de meterle la mano al bolsillo de los propietarios. Un consejo no puede, bajo ninguna circunstancia, decretar cuotas extras.
• Aprobar los estados financieros: El ejercicio contable de cada periodo es evaluado y aprobado por la asamblea.
• Elegir y remover a los miembros del consejo de administración y al revisor fiscal: La asamblea nombra a quienes van a vigilar la administración.
• Reformar el reglamento de propiedad horizontal: Cualquier modificación a las reglas de juego (usos permitidos, coeficientes, normas de convivencia) exige una mayoría calificada del 70% en la asamblea.
• Decidir sobre bienes comunes: Autorizar obras mayores, cambiar el uso de zonas comunes, o desafectarlas y enajenarlas, es resorte exclusivo de la asamblea.

En una frase: todo lo que compromete estructuralmente el patrimonio común, las reglas de convivencia de la copropiedad o el dinero de los propietarios de forma extraordinaria, es y seguirá siendo asunto exclusivo de la asamblea.

El verdadero rol del consejo de administración

Por otro lado, el consejo, según el artículo 55 de la Ley 675 de 2001, toma las determinaciones necesarias para que la copropiedad cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento. Su terreno natural es la gestión y el control. Su misión principal es servir de puente entre la asamblea (que dicta las directrices) y el administrador (que las ejecuta).

Es importante recordar que el consejo es obligatorio en los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto con más de treinta bienes privados; en los de uso residencial existe únicamente cuando la asamblea así lo decide (artículo 53 de la Ley 675 de 2001). Su función, cuando existe, es vital para la agilidad operativa, pero nunca puede cruzar la línea hacia las funciones directivas de la asamblea.

El Fondo de Imprevistos: ¿De quién es la llave?

Uno de los puntos de mayor fricción es el uso del Fondo de Imprevistos (artículo 35 de la Ley 675 de 2001). Este fondo equivale por lo menos al 1% del presupuesto anual y su objetivo es atender obligaciones o expensas imprevistas. La destinación de estos recursos la decide la asamblea general, que es el órgano competente para aprobar su uso conforme al presupuesto y a las necesidades de la copropiedad.

La trampa legal más frecuente: el consejo no puede exigir a los propietarios reponer el fondo de forma inmediata mediante una cuota extra. La reposición o capitalización del fondo es una decisión exclusiva de la asamblea en su presupuesto anual. Disponer de los recursos existentes con la aprobación de la asamblea es válido; exigir aportes nuevos no lo es.

La zona gris: mantenimiento ordinario vs. obra extraordinaria

Otra confusión frecuente ocurre con las reparaciones. Pintar el edificio puede parecer un "mantenimiento de zonas comunes" (función del administrador con autorización del consejo si el rubro de contratación es alto), pero si la pintura cuesta tres veces el presupuesto anual de mantenimiento, deja de ser ordinario. La jurisprudencia y los fallos de tribunales civiles han sido claros: no importa la etiqueta que le ponga el consejo, si la obra implica un desbordamiento del presupuesto o requiere que los propietarios aporten dineros no previstos (cuotas extras), la competencia se desplaza automáticamente a la asamblea.

El Administrador: ejecutor, no legislador

¿Dónde queda entonces el administrador? Según el artículo 50 de la Ley 675 de 2001, el administrador es el representante legal de la copropiedad y el encargado de la administración inmediata. Es el brazo ejecutor. Ejecuta las decisiones de la asamblea y las autorizaciones del consejo, pero no puede sustituirlos. Un administrador diligente debe saber asesorar a su consejo y advertirle cuando está a punto de tomar una decisión que excede sus competencias.

Antes de que el consejo de administración adopte una decisión importante y ordene al administrador ejecutarla, conviene hacer un alto en el camino y responder tres preguntas clave:

1. ¿Esta materia está en la lista de funciones indelegables de la asamblea (art. 38)? Si es así, la decisión del consejo será nula.
2. ¿El reglamento me autoriza expresamente a decidirla? Las competencias del consejo son regladas; si no está escrito en el RPH, no se puede hacer.
3. ¿Estoy comprometiendo dinero extraordinario de los propietarios o alterando estructuralmente los bienes comunes? Si se impone un pago no previsto en el presupuesto anual, es indispensable ir a la asamblea.

La agilidad nunca puede estar por encima de la legalidad. Un consejo que asume funciones de la asamblea no está resolviendo problemas; está creando contingencias legales.

Cómo evitar impugnaciones y proteger las decisiones

Si la respuesta a la primera o la tercera es afirmativa, el camino correcto y seguro es convocar a una asamblea general, sea ordinaria o extraordinaria. Es cierto que convocarla implica tiempo, logística y esfuerzo. Sin embargo, ese tiempo es la inversión necesaria para blindar la decisión. Una obra urgente aprobada por el consejo que luego es frenada por una orden judicial terminará costando mucho más tiempo y dinero que convocar a la comunidad desde el principio.

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Anexo